Eyvah Yeni İşe Başlıyorum!

Yeni bir işe başlamak bir yandan tatlı bir heyecanı, bir yandan da bir belirsizliği birlikte getirir her zaman. Hepimiz bir iş teklifini kabul ettiğimiz an itibari ile, bizi nasıl bir ortamın beklediğini, içine gireceğimiz ekip tarafından nasıl karşılanacağımızı, nasıl bir ekiple, nasıl bir yönetici ile çalışacağımızı ve işimize nasıl adapte olacağımızı düşünürüz.

Tüm bunlarla ilgili en önemli belirleyici faktör nasıl bir şirkette işe başladığımız ve bu şirketin bizim başlangıcımız ile ilgili nasıl bir hazırlık süreci yürüttüğüdür. Özellikle bu noktada insan kaynakları departmanlarına büyük görev ve sorumluluk düşmekte.

Tam da bu noktada sizlerle, hali hazırda çalışmakta olduğum adidas Türkiye’de, yaklaşık 2,5 yıldır uyguladığımız, aramıza yeni katılan tüm arkadaşlarımızın hayatını kolaylaştırmak, organizasyona ve pozisyonlarına hızlı şekilde adapte olmalarına destek olmak adına, adidas Türkiye’de lokal bir insiyatif olarak geliştirdiğimiz Onboarding Programımızdan bahsetmek istiyorum.

Biz programımızı tasarlarken şu cümle ile yola çıktık: “İlk izlenimleri yaratmak için sadece tek bir şansımız var“.  Buna ilave olarak, şu anki adidas Group People Stratejimize de ışık tutan “Değer katacak anlar yaratmak”  (“Creating moments that matter“) bakış açısından da yararlanarak programımızı sürekli olarak iyileştirme yolunda ilerliyoruz.

Tasarladığımız program 3 aşamadan oluşmakta:

1- İşe giriş öncesi

2- İşe giriş aşaması 

3- İşe giriş sonrası

İşe Giriş Öncesi Hazırlıklar: adidas Türkiye’de yeni başlayacak arkadaşlarımız için, aslında 1. gün itibari ile her şeyi hazır edebilmek bizim için çok önemli, giriş kartları, bilgisayarları, masaları, IT yetkileri vb. Dolayısı ile buna ilişkin tüm çalışmaları bir “işe giriş maili” oluşturarak ve ilgili tüm birimlere aynı anda göndererek takip etmekteyiz. Bunun yanında, yeni başlayan arkadaşlarımıza, henüz daha işe başlamadan detaylı bir mail atıyoruz; adidas’ta onları bekleyen ortama ait temel bilgileri, yemek/çalışma saatleri, mağaza indirim koşulları, giyim kuralları (ki bir spor şirketi olarak serbest giyiniyoruz!)  bu mailde paylaşıyoruz. Yine işe girmeden önce, ilgili bölüm yöneticisinden de beklediğimiz pek çok hazırlık var; başlayacak olan arkadaşımız için 1 haftalık bir “Tanışma Toplantı Takvimi” hazırlaması ve tüm toplantı katılımcılarına önden birer davet yollaması, kendisine hem departmandan, hem de birlikte en çok çalışılan departmandan 1’er Buddy ataması yapması vb. çalışmaları ilgili yönetici ile birlikte tamamlıyoruz. 

İşe Giriş Aşaması: Bizim için akılda kalacak, etkileyici bir karşılama yapabilmek önemli. Tüm yeni başlayan arkadaşlarımızı öncelikle içindeki tüm malzemeler “adidas branded” hale getirilmiş bir Welcome Box ile karşılıyoruz. İçerisinde ajanda, defter, kalem, USB Stick, anahtarlık, kahve fincanı, takvim ve adidas rozetleri olan keyifli bir karşılama kutumuz var. Yarattığımız ilk izlenime çok pozitif etkileri olduğuna dair geri bildirimler aldığımız bu uygulamayı, hem merkez hem de tüm mağaza çalışanlarımız için uygulamaktayız. Kişi geldiğinde, bilgisayarını açar açmaz kendisine atılmış 2 welcome maili görüyor. Birisi Genel Müdürümüzden gelmiş olan Hoşgeldin Maili, diğeri ise İnsan Kaynaklarından gelmiş olan bilgilendirme maili. Yine İK Departmanından bir yetkili arkadaşımız ile sabah gelir gelmez birlikte bir ofis turunun tamamlanmasının ardından, 1:1 bir toplantı yapıp, öncelikli İK konularının üzerinden geçiyoruz. İlk güne özel, tüm yeni başlayan arkadaşlarımız için ilgili Bölüm Yöneticisi, ilgili departmandaki mümkünse tüm çalışanların dahil olduğu bir “Hoş Geldin Yemeği” organize ediyor. Keza yine 1. gün itibari ile Buddy’lerimiz ile tanıştırmayı gerçekleştiriyoruz. Böylelikle ilk gününde gerçekten kişi için anlamlı ve değerli olacak anlar yaratmaya çalışıyoruz.

İşe Giriş Sonrası: Bu süreçlerden geçen tüm yeni başlamış arkadaşlarımızla 2. ayın sonunda bir araya geliyoruz ve onlarla bu 2 ayı birlikte değerlendiriyoruz. Aynı şekilde yöneticilerine de bir Değerlendirme Formu ulaştırarak, geri bildirimlerini alıyoruz. İlave olarak, her 3 ayda bir, şirkette tüm yeni başlayanları kattığımız bir Oryantasyon Günü organize ediyoruz. 2 gün süren bu organizasyonda tüm birimlerden yöneticilerimiz gelerek fonksiyonlarını detaylı şekilde tanıtıyorlar, aynı zamanda o 3 ayda yeni başlamış olan tüm arkadaşlarımız 2 gün boyunca birlikte vakit geçirip, birbirlerini daha yakından tanıma fırsatı buluyorlar.

Biliyoruz ki her şeyde olduğu gibi, iş hayatında da ilk günler daha zor olan, içerisinde kaygılar barındırılan zamanlar. Bu sebeple biz de, bu dönemde en hızlı şekilde aidiyet yaratacak, başlangıç sürecini kolaylaştıracak ve adaptasyonu hızlandıracak bir süreç oluşturmaya çalıştık. Genelde adidas’ta 2 ayını geçirmiş herkesin “sanki aylardır buradayım” cümlesini kurduğunu gördüğümüzde, doğru bir yolda ilerlediğimizi anlıyoruz.

Yazının başında belirttiğim gibi “ilk izlenimleri yaratmak için sadece tek bir şansımız var”. Dolayısı ile bu şansı iyi kullanmak, çalışan bağlılığı yaratmak adına büyük önem taşımakta. Aşağıdaki fotoğrafta adidas’ta uyguladığımız hoş geldin mailinden bir görseli ve yine hoş geldin kutusunu sizlerle paylaşıyorum.