İK’nın Dijital Yolculuğu #6 – “Doküman ve Süreç Yönetiminin Dijitalleşmesi”
Formlar, görev tanımları, politikalar, prosedürler, yönetmelikler, kitapçıklar, iş akışları, süreç haritaları, dosyalar, videolar, fotoğraflar, evraklar vb. fiziksel arşiv yığınını yönetebilmek, onlara gerektiği zaman ulaşabilmek ve üstelik güvenlik açıklarını da düşündüğümüzde işlerimizi ne kadar da zorlaştırıyor değil mi? Bu sürecin dijitalleşme ile birlikte bilgi ve belgeye tek bir merkezden ulaşıp, kullanılmasına, raporlanmasına ve manuel onay ve kontrol işlemlerini de ortadan kaldırıp, elektronik ortamda izlenmesini, yürütülmesi ve yönetilmesi sağlanıyor.
Peki Araştırmalar Ne Diyor?
- 1997 yılında Gartner’ın yapmış olduğu araştırmaya göre, evrakla ilgili işlemler, ofis çalışanlarının mesailerinin %40 – %60’ına, işçilik maliyetlerinin %20 – %45’ine ve cironun %12 – %15’ine mal olmakta.
- 1997 yılında Cooper’s ve Lybrand’ın yapmış olduğu bir araştırmaya göre, bir ofiste dokümanların ortalama %7,5’i kaybolmakta, %3’üne ise yanlış dosyalamadan ötürü ulaşılamamaktadır. Aynı zamanda bir ofis çalışanı, evraklar ile ilgili harcadığı vaktin %50’sini aramaya ve bulmaya, %5 – %15’ini ise bu dokümanı okumaya ayırmaktadır.
- 2008 yılında InfoTech Araştırma Grubu’nun yaptığı bir araştırmaya göre, sadece ABD’de 4 trilyon dokümanın bulunduğu ve her gün 1 milyar fotokopi çekildiği, bir dokümanın ise hayatı boyunca 19 kez kopyalandığı hesaplanmıştır.
- 2007 yılında Çevre ve Orman Bakanlığı’nın yaptığı bir diğer araştırmaya göre ise, Türkiye’de bir ofiste kişi başına tüketilen kağıt miktarı 0,7 kg/gün yani ortalama 140 sayfadır. Finans merkezlerinde ve bankalarda kişi başına tüketilen kağıt ise 0,9kg/gün yani 180 sayfadır.
Şirketlerin başarılı olabilmesi için en az fonlar kadar bilgi ve belgeler de hepimizin de bildiği gibi hayati önem taşıyor. Bu dokümanların iyi bir şekilde yönetilmesi, güvenle depolanması ve istenildiğinde saniyeler içerisinde ulaşabilinmesi şirketleri bir adım daha öne geçiriyor. Eğer ki kurumsal hafıza olarak da adlandırılan dijital bir doküman sisteminiz yoksa tüm bilgi ve belgeleriniz içerik karmaşası içerisinde olacaktır. Bu durumla karşılaşılması durumunda da zaman kayıpları, maliyet artışı ve düşük verimlilik ile karşılaşılacaktır. Bunların dışında sanırım en kötüsü de olağanüstü hallerde hırsızlık, yangın, su baskını vb. durumlarda geri dönüşü olmayan kayıplar ortaya çıkması olacaktır.
Keyifli okumalar…
Yazı dizisinin devamı için tıklayınız.
Yorum Yok